Overview

Are you the person friends call when they need something organized quickly?

Tel Aviv Doctor is a busy private clinic serving a mixed crowd – Maccabi patients, private clients, expats, and international visitors passing through. We’re looking for a Medical Secretary who can be the calm, capable face (and voice) of the clinic: the first point of contact for patients, and the right hand for our physicians.

What you’ll do:

Be the first point of contact – managing calls, emails, and inquiries, and knowing when something needs a doctor’s attention now
Schedule and coordinate appointments, labs, imaging, specialist consults, and follow-ups
Guide patients on services, fees, and how to prepare for appointments
Support physicians with referrals, documentation, and the admin side of patient care
Keep filing systems (and patient confidentiality) airtight
Handle payments, invoices, receipts, and billing questions
Keep an eye on clinic supplies – ordering, tracking deliveries, liaising with suppliers
Create and schedule content for the clinic’s social media and support marketing efforts

What you bring:

Native-level or near-native-level English and Hebrew – Additional languages are a plus!
A calm head under pressure and the ability to juggle several things at once
Sharp organization and attention to detail
A proactive streak – you spot what needs doing before you’re asked
Creative problem-solving and the confidence to work things out independently
Warmth, professionalism, and genuine discretion with sensitive information
A team-player attitude
Bachelor’s degree preferred

The details:

Sunday – Thursday (occasional Fridays), 9:00-17:00, 5 days/week
Minimum 1-year commitment
Based at our clinic on Basel 46, Tel Aviv

Sound like you? We’d love to hear from you.

—

מנהל/ת קליניקה / מזכיר/ה רפואי/ת – מרפאת תל אביב דוקטור
אתם האנשים שחברים פונים אליהם כשצריך לסדר דברים, ומהר?

תל אביב דוקטור היא מרפאה פרטית המשרתת קהל מגוון – מטופלי מכבי, לקוחות פרטיים, תושבים זרים ותיירים שמגיעים למרפאה. אנו מחפשים מזכיר/ה רפואי/ת שתוכל להיות הפנים (והקול) הנעימים והמקצועיים של המרפאה: נקודת המפגש הראשונה של המטופלים, ויד ימינם של הרופאים.

התפקיד כולל:

ניהול הקו הראשון מול המטופלים: מענה לשיחות, מיילים ופניות, תוך הפעלת שיקול דעת וזיהוי מקרים דחופים הדורשים התייחסות רפואית מיידית
קביעה ותיאום תורים, בדיקות מעבדה, הדמיה, ייעוצים עם מומחים ומעקבים
מתן מידע עדכני על שירותי המרפאה, עלויות והכנה לתורים
סיוע לצוות הרפואי בהיבטים המנהליים של הטיפול – הפניות, תיעוד רפואי ותוכניות טיפול
שמירה על מערכת תיוק מסודרת תוך הקפדה על סודיות רפואית
טיפול בתשלומים, הוצאת חשבוניות וקבלות, ומענה על שאלות המטופלים בנושא
מעקב אחר מלאי וציוד רפואי – הזמנות, ניהול מלאי ותיאום מול ספקים
יצירה ותזמון של תוכן לרשתות החברתיות של המרפאה, וסיוע בפעילויות שיווק

מה תביאו איתכם:

אנגלית ועברית ברמת שפת אם – דיבור, קריאה וכתיבה. שפה נוספת? יתרון משמעותי
קור רוח תחת לחץ ויכולת לנהל כמה משימות במקביל
ארגון ותשומת לב לפרטים
יוזמה אישית – יכולת לזהות צרכים ומשימות עוד לפני שמבקשים ממך
יצירתיות ותושייה, ויכולת לפתור בעיות באופן עצמאי
חמימות, מקצועיות ודיסקרטיות קפדנית עם מידע רפואי רגיש
יכולת עבודה בצוות
תואר ראשון – יתרון

פרטים נוספים:

ימים א’–ה’ (וייתכן גם שישי), 9:00–17:00, 5 ימים בשבוע
התחייבות למינימום שנה
המרפאה ממוקמת ברחוב בזל 46, תל אביב

נשמע לכם מתאים? נשמח לשמוע מכם.

Tell them you heard about the position from Nefesh B’Nefesh. Please do not repost.